[No_docentes] Migracion correo institucional a Gmail

[consejo en fcal.uner.edu.ar]

Ref.:  MIGRACION DE CORREO ELECTRONICO A G-MAIL

Estimados/as:

A continuación se envia las razones por la cual el Consejo Superior de 
la Universidad Nacional de Entre Ríos aprobó la unificación de los 
correos electrónicos a G-MAIL. Por lo que en los próximos días les 
llegará un mail con las indicaciones que instrumente el Dpto de Redes de 
la FCAL, para la creación de las nuevas casillas de correo. Asimismo se 
cargará un tutorial en la pagina web para una mayor comprensión.

Como marca la ordenanza 444 en su artículo 8, prevé la creación de 
direcciones electrónicas institucionales para todo el personal, de 
planta y contratado, becarios, investigadores y extensionistas de la 
Universidad.
También prevé la creación de un registro único de direcciones 
electrónicas que recupere el dato de dirección electrónica de los 
diferentes actores (debidamente conformadas) en una única base de datos 
de consulta.
A tal efecto la Secretaría General en conjunto con la Dirección General 
de TICs. redactaron una serie de pautas operativas destinadas a la 
unificación de procedimientos en la creación, registro y gestión de las 
CEIP y CEIO y la constitución del Registro Único mencionado.
También en sus anexos, las pautas operativas establecen procedimientos a 
llevar a cabo en el corto plazo para normalizar las direcciones 
electrónicas institucionales existentes y crear las necesarias a los 
efectos de cumplir con la ordenanza.
Es importante brindar a los agentes una identificación electrónica que 
denota pertenencia.

¿Qué son las cuentas de correo institucionales?
Las cuentas de correo institucionales son aquellas donde se incluye el 
dominio de tu organización en la dirección electrónica. De esta manera, 
cuando entregas tu tarjeta de presentación, que incluye el nombre de tu 
organización, el logo, la dirección y la dirección de correo 
electrónico, todo se ve unificado y tiene una fuerte impronta de 
identidad.

¿Por qué es importante?
Las instituciones que incluyen su dominio en la dirección electrónica, 
fortalecen su imagen institucional por varias razones, a saber:
Seguridad: Un correo con un dominio genérico tiene sistemas de seguridad 
mucho más vulnerables.
Profesionalismo: ¿Confiarías en una institución bien establecida que 
tenga un dominio diferente? Esto expondría que no hay interés en la 
imagen de la institución.
Efectividad: si tus correos no son institucionales, podrían ser 
interpretados como spam. Cuando envías un correo cuya dirección 
electrónica tiene un dominio genérico puede parecer un correo indeseable 
o acabar en la bandeja de correos no deseados. El correo electrónico 
institucional está desarrollado para que no sea enviado a dicha bandeja 
y, así, sea visto por el destinatario.

UNIFICACIÓN DE DOMINIO DE DIRECCIÓN ELECTRÓNICA DE LA UNIVERSIDAD

Actualmente existen en la Universidad cinco dependencias (FING, FCEC, 
FCSA, FTSO, RECT) que lograron migrar el servicio de correo electrónico 
al que ofrece Google, con GSuite.
Dos de las dependencias restantes (FBRO y FCAD) han intentado realizar 
el trámite para gestionar el servicio, sin haber tenido éxito.
El argumento para la negativa por parte de la empresa Google, es que no 
debería existir más de una cuenta de Gsuite por Institución. 
Desconocemos la razón por la que las facultades que sí lograron migrar 
no tuvieron problemas al respecto.
Las dependencias que aún continúan sin migrar el servicio, podrán 
acceder a Gsuite si se lleva a cabo la migración desde la cuenta que 
Google reconoce como institucional.

En función de esto, desde la Secretaría General en conjunto con la 
Dirección General de TICs se analizó la alternativa de UNIFICAR el 
dominio del Servicio de Correo Electrónico Institucional para toda la 
Universidad. Existen numerosos beneficios consecuentes pero 
principalmente la unificación de dominio tendría su mayor impacto desde 
el punto de vista político-estratégico-institucional (Fortalecimiento de 
la Imagen Institucional interna y externa. Cohesión Institucional) y 
desde el punto de vista técnico, en las potencialidades que este proceso 
facilitaría, de cara a los desafíos tecnológicos a saber: nuevos 
servicios y la necesidad de contar con mecanismos seguros de 
identificación de actores en los diferentes sistemas de la Universidad.

Concepto de Dominio

El nombre electrónico de un grupo de computadoras relacionadas -por 
ejemplo, de todas las computadoras pertenecientes a una misma empresa-, 
en la Internet se llama dominio (domain)
Los dominios brindan información respecto de cuál es la organización, el 
tipo e inclusive el país al que pertenece el usuario. En caso de 
tratarse de una corporación con muchos usuarios, generalmente se incluye 
el nombre de la computadora a la que se encuentra vinculado el 
individuo.

Objetivo

El objetivo de unificar el dominio, sumado a lo previsto en la ordenanza 
444, de que cada agente de la universidad tenga una cuenta institucional 
para el ejercicio de sus funciones, surge de un inevitable proceso de 
maduración que la Universidad debe abordar como Institución.

Ventajas técnicas-funcionales proporcionadas por un único dominio

La unificación de dominio haría transparente la movilidad de la 
dirección electrónica de los agentes dentro de las diferentes 
dependencias a las que pueden pertenecer a lo largo de su relación 
activa con la Universidad. Es decir, se evitaría que el agente deba 
tener una cuenta de correo en cada dependencia con la que esté 
vinculado, ya que tendría una identificación electrónica única.
Agilidad para la implementación del Servicio de Ventanilla Única. Esta 
identificación única, permite brindar a los usuarios un acceso a 
diferentes servicios dentro de toda la Universidad, utilizando una sola 
cuenta.
(Uso de la cuenta de correo electrónico como identificación en los 
Portales de la Universidad).
Facilidad para identificar una persona dentro del directorio de la 
plataforma de Gmail. Fortalecimiento de la comunicación institucional.

BENEFICIOS DE LA MIGRACIÓN AL SERVICIO DE CORREO DE GOOGLE

•    Ahorro costos en licencias e infraestructura.
•    Maximización de la capacidad colaborativa de los equipo de trabajo.
•    Facilidad de migración de correos históricos. (solo hay que 
exportar el archivo de correos electrónicos de tu antiguo servicio de 
correo y subirlo al nuevo servicio Gmail. Se crearán todas las carpetas 
pre existentes, y cada correo histórico se ubicará en su lugar. Se 
migrarán sin problemas los eventos del calendario y la libreta de 
contactos.)
•    Posibilidad de que los usuarios puedan configurar y utilizar su 
nuevo correo institucional Google con la aplicación de clientes de 
correo de su preferencia, tal como Outlook, Thunderbird, Mail, Exchange 
y Lotus, entre otras.
•    El espacio en la nube, para almacenar correos y archivos es 
ilimitada.
•    Otro plus es el paquete de aplicaciones de productividad de G 
Suite:
o    Almacenamiento de archivos en Drive (Ilimitado)
o    Agendar eventos y reuniones con Calendar
o    Creación de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, 
con Google Docs, Sheets y Slides
o    Gran versatilidad para manejar archivos de manera colaborativa
Seguridad y calidad de servicio ante todo
Google tiene capacidad suficiente para realizar copias de seguridad 
automatizadas de toda tu información. También adopta medidas de 
seguridad con los líderes del sector para protegerte de intrusos y posee 
sistemas inteligentes que mantienen tus cuentas libres de spam.

De la misma forma, Gmail se actualiza automáticamente y aleja a tu 
organización de los quebraderos de cabeza que suponen las 
actualizaciones de software, los parches de seguridad, etc.
En resumen
Estas son las ventajas más importantes de expandirte a la inteligencia 
de las herramientas institucionales que nos ofrece Google (GSuite for 
Education) a través de su aplicación para correo electrónico:
•    Correo electrónico personalizado @tuinstitucion.com
•    Direcciones de correo electrónico de grupo ilimitadas
•    Garantía de tiempo de actividad del 99.9%
•    Espacio de almacenamiento ilimitado que las cuentas personales de 
Gmail
•    Integración completa con el resto de las aplicaciones de G Suite
•    Ausencia de anuncios publicitarios
•    Asistencia ininterrumpida
•    Integración con otras herramientas como Microsoft Outlook, Mozilla 
Thunderbird, Apple Mail
•    Uso compartido de archivos entre diferentes usuarios
•    Hasta 30 alias de correo electrónico por cada usuario

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Recuerde que ningun Administrador de red le solicitará
el envío de una contraseña por correo electrónico.
Si recibe un correo en el que se solicita una contraseña
seguramente se trata de un fraude; avise del mismo a sus
administradores de red a la brevedad.
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Facultad de Ciencias de la Alimentación
Universidad Nacional de Entre Ríos
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